Документы по личному составу - это судьбы людей
После распада Советского Союза, в 1991 году, стало ясно, что «реформирование» народно-хозяйственного комплекса, системы экономических взаимосвязей, финансовой сферы привело к резкому, неконтролируемому процессу закрытия и ликвидации предприятий в промышленности, агропромышленном секторе. На улицу «выбрасывались» не только люди, оборудование, но и документы из ведомственных архивов.
И если документы постоянного срока хранения находились под опекой архивной службы, продолжавшей контролировать их состояние и сохранность, то документы по личному составу закрытых предприятий и организаций были брошены на произвол.
Согласно советским и постсоветским законам и инструкциям, ответственность за эти документы несли руководители предприятий и организаций, отделы кадров. В этих условиях заботу о судьбе документов по личному составу могло взять на себя только государство в лице архивной службы. К документам по личному составу относятся приказы по личному составу (о приеме и увольнении с работы, отпусках, награждениях, особых условиях труда), лицевые счета сотрудников, бухгалтерские ведомости. То есть, все документы, отражающие трудовую биографию человека. Отсутствие документов по какому-либо временному периоду работы может повлиять на размер пенсии. Срок хранения таких документов Советской властью устанавливался в 75 лет, позднее он был сокращен до 50 лет.
В мае 2000 года постановлением Главы Администрации Агинского Бурятского автономного округа при окружном государственном архиве было создано архивохранилище документов по личному составу. Были приняты меры по сохранности документов постановлениями Главы Администрации Агинского Бурятского автономного округа «О подготовке и сдаче документов по личному составу на государственное хранение», «О проведении смотра-конкурса ведомственных архивов», «О проведении смотра состояния, сохранности и использования документов по личному составу в структурных подразделениях Администрации округа».
Велась кропотливая работа по уточнению списков ликвидированных и недействующих учреждений, организаций, предприятий, бывших руководителей и их адресов. Организационно-методическая работа осуществлялась в форме организаций учебы, семинаров, через средства массовой информации, выездов на места. Фиксировались утери документов в результате ликвидации организаций и предприятий, оставленных в бесхозном состоянии, например, Агинский завод по производству мясокостной муки, Агинский райтопсбыт, Агинская заготконтора, АО «Агинское-Цицикар», АО «Минерал-инвест», ЗАО «Содружество» и т.д. За 25 лет работы архивохранилище по личному составу при Агинском филиале ГКУ «Государственный архив Забайкальского края» в ГО «Поселок Агинское» приняло документы 83 наиболее крупных ликвидированных и недействующих учреждений, организаций, предприятий в количестве 12408 дел.
В 2025 году за подтверждением стажа, размера зарплаты обратились 52 процента из всех обратившихся граждан. Награждение орденами, медалями и знаками – 12 проц., подтверждение даты рождения, родства – 13, вопросы отвода земли – 13 проц. Эта работа требует просмотра большого количества личных дел. Вопросы контроля за ведением делопроизводства, обеспечением сохранности документов, обработки, комплектования, описания и сдачи документов является самой главной задачей архива.
Архивом округа ежегодно проводятся проверки наличия документов по личному составу, составляются акты и справки с конкретными предложениями по устранению выявленных недостатков их руководителями. Заметно увеличилась работа архива, органов социальной защиты населения и пенсионного фонда по подтверждению сведений о размере заработной платы, полученные заявителями как за отдельные периоды, так и за всю трудовую деятельность.
Многие организации не сдают в архив документы по личному составу, это приводит к тому, что гражданин, обратившись в архив, не может получить сведения, справки по важным вопросам стажа, размера заработной платы, что влияет на размер будущей пенсии. Поэтому просьба к руководителям организаций, предприятий, учреждений обязательно сдавать документы в архив.
Ц.СОКТОЕВ, директор
Агинского архива.
